Voorkom Plan-Do-Stop en houd beweging in je organisatie. Maar hoe doe je dat het beste? STOOM heeft het overheidsontwikkelmodel vernieuwd en van het model een cyclus gemaakt. Aan SEP werd gevraagd een e-learning te maken over de nieuwe cyclus en het gebruik ervan. Op 1 februari 2024 wordt de nieuwe overheidsontwikkelcyclus inclusief de e-learning gepresenteerd tijdens een feestelijke bijeenkomst met verschillende sprekers.

Ingrid van Zeeland is directeur van SEP, ze heeft ruim 20 jaar bij gemeenten gewerkt. Tijdens een podcast sprak ze uitgebreid met 2 leden van Stichting STOOM. Helga Witjes is voorzitter van STOOM en gedeputeerde in de provincie Gelderland. Mariël de Vries is bestuurslid van STOOM en raadslid bij de gemeente Overbetuwe. In dit blog lichten we alvast een tipje van de sluier op over de nieuwe cyclus.

Zie je geen Vimeo-player? Klik dan hier om de video te bekijken.

STOOM staat voor Stichting Overheids Ontwikkel Model. Dat model is ontwikkeld om gemeentes, provincies en waterschappen te ondersteunen en houvast te geven bij alle ontwikkelingen waar ze tegenaan lopen. De vernieuwde overheidsontwikkelcyclus geeft nog meer grip en is een mooi instrument om meer overzicht en succes te behalen.

Er komt veel op een gemeente af, denk maar eens aan de veranderingen rond informatiebeveiliging, decentralisaties van de zorg, het organiseren van verkiezingen. Waar moet je op inspelen, hoe ga je dat organiseren, wat wil je bereiken, zijn er samenwerkingspartners bij betrokken? Je wilt tevreden medewerkers en tevreden burgers – hoe kom je daar? Bij al die overwegingen geeft de cyclus houvast, je krijgt een beeld van waar je als organisatie staat en welke stap je kunt zetten om verder in ontwikkeling te komen. Een cyclus staat voor een permanent proces van verbetering. Het brengt in beeld waar je staat, in welke ontwikkelfase je zit. En vervolgens gebruik je de cyclus om in kaart te brengen welke acties nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Je maakt de cirkel steeds rond, blijft leren en verbeteren en de cyclus herhalen. Het is gestoeld op de Plan-Do-Check-Act cyclus, plannen maken, doelen stellen, plannen uitvoeren, kijken of je de doelen hebt behaald en vervolgens wat je ervan kunt leren en verbeteren.

Maar de praktijk wijst uit dat dit niet genoeg is. We hebben veel onderzoek gedaan bij gemeentes en audits uitgevoerd met het PDCA-model. Dan zie je dat er toch nog iets mist. We weten nu wat dat is: dat zit hem in gemotiveerde mensen en inspirerende leidinggevenden die reflecteren. Het één kan niet zonder het ander. In de nieuwe overheidsontwikkelcyclus combineren we die twee zaken dan ook met elkaar: een goede plan-do-check-act matchen we met inspiratie, motivatie en gezamenlijke reflectie. Dat is zeker ook in de huidige arbeidsmarkt belangrijk: binden en boeien, goed werkgeverschap.

Doelgroepen

Wie gaat er binnen een organisatie met de nieuwe cyclus aan de slag? Dat zijn verschillende groepen. Voor leidinggevenden, directeuren, teammanagers is het een goed instrument om in beeld te krijgen waar ze staan, wat er speelt, wat zijn de resultaten van beleid, welke processen lopen er, hoe zitten de medewerkers erin et cetera. Daarmee bepaal je de stappen die gezet moeten worden. Aan de andere kant staan de controllers. Zij vragen zich bijvoorbeeld af: is mijn interne controle op orde, welke verbeteringen moeten we oppakken, waar zit de voortgang? En dan zijn er de HRM-ers die willen inspireren, ze willen weten hoe ze de medewerkers meekrijgen in de veranderingen.

Hier kun je kleurenanalyses van persoonlijke competenties aan koppelen: blauw staat voor controle, structuur, inzicht, het klassieke PDCA-model. En groen staat voor de mensenkant, het team. Dat is de kracht van de nieuwe cyclus die we ontwikkeld hebben. Kijk naar de medewerkers: wat hebben ze nodig. Je kunt dat voor de organisatie als geheel doen, of voor teams of afdeling – je kunt het model inzetten zoals je wilt. 

De belangrijkste vernieuwing van het model is dat we nu beginnen met de resultaten. Voorheen eindigden we daar altijd mee en dan was soms het eindbeeld: “we hebben er niet voldoende aandacht aan besteed”. Daarom zetten we nu zo’n resultaat voorop: bedenk eerst welke resultaten je wilt bereiken. Vervolgens kijk je wat daarvoor nodig is en maak je een plan – je start de cyclus.

Bij de overheid zijn we gewend om heel veel plannen te bedenken en beleidsnota’s te schrijven. Maar terugkijken of de doelen gehaald zijn, dat zit er niet van nature in. Daarom verleggen we die focus. Zo voorkom je ook dat de ontwikkeling stopt, je ziet nog wel eens dat na Plan-Do-Check niet Act volgt, maar Stop. Of dat de cyclus wordt: Plan-Do-Plan-Do-Plan-Do: steeds weer nieuwe plannen maken in plaats van daadwerkelijk verbeteringen te maken. Dan zie je dat de ambities heel hoog zijn maar dat de resultaten veel lager zijn. Als je de resultaten voorop zet word je gedwongen om na te denken over wat je wilt bereiken en hoe je dat kunt doen en wat mag het kosten. Dat is heel belangrijk om in beeld te brengen, maar is best moeilijk en kost tijd – hoe maak je het concreet? Daar is soms geduld voor nodig, die ruimte moet je dan ook geven. Want mensen hebben het druk, komen tijd te kort, er komen taken bij. De overheidsontwikkelcyclus helpt dan ook om te prioriteren en keuzes te maken als organisatie. 

Benieuwd naar de rest van het gesprek? Luister naar de podcast en ontdek wat POBO’s en BIO’s zijn.